RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE LA SOCIÉTÉ D’HISTOIRE DE SAINT-ROMUALD
CHAPITRE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.2 Siège social
Le siège social de la dite corporation est situé au 2321, chemin du Fleuve à Saint-Romuald, (Qc) G6W 1X9.
1.3 Buts
Les buts de la Société d’histoire de Saint-Romuald sont:
Regrouper les personnes intéressées à l'histoire ou au patrimoine de Saint- Romuald;
Encourager la recherche et la diffusion sur l'histoire et le patrimoine de Saint-Romuald;
favoriser la conservation et la protection de documents, objets, lieux, sites et édifices offrant un intérêt historique ou patrimonial pour Saint-Romuald;
mettre en valeur des documents, des objets, des lieux, des sites ou des édifices offrant un intérêt pour l'histoire ou le patrimoine de Saint-Romuald;
acquérir, par donation , selon la convention de donation, ou autrement, tout document, objet ou autres offrant un intérêt pour l'histoire ou le patrimoine de Saint-Romuald.
Organiser, pour ses membres et pour les personnes intéressées, des visites et des conférences sur des sujets en rapport avec l’histoire et le patrimoine de Saint-Romuald.
CHAPITRE 2- MEMBRES
2.1 Membres en règle
Toute personne physique intéressée à l'histoire ou au patrimoine de Saint-Romuald et ayant acquitté sa cotisation peut devenir membre de la Société d’histoire de Saint-Romuald pour l'année courante.
2.2 Membres honoraires
Toute personne physique ou morale dont la candidature a été acceptée par une résolution unanime du conseil d’administration peut devenir membre honoraire. Ce membre honoraire est exempt de la cotisation.
2.3 Mode d'adhésion
Toute personne physique qui verse sa cotisation obtient une carte de membre émise par le registraire et signée par le président de la Société. Il en est de même pour un membre honoraire.
2.4 Coût de la cotisation
Le coût de la cotisation est fixé par l'assemblée générale et révisé annuellement.
2.5 Échéance
La date d’expiration est indiquée sur la carte du membre.
2.6 Exclusion
Le conseil d'administration peut exclure temporairement ou définitivement tout membre qui va à l'encontre des buts et objectifs de la Société d’histoire de Saint-Romuald, ou dont les actions portent préjudice à la Société d’histoire de Saint-Romuald.
CHAPITRE 3 - ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
3.1 Composition
L'assemblée générale est composée des membres présents à la réunion où chacun des membres de la Société d’histoire de Saint-Romuald a été dûment convoqué.
3.2 Pouvoirs
L'assemblée générale possède les pouvoirs suivants:
approuver le rapport des activités de l'année écoulée;
approuver les rapports financiers;
déterminer ou entériner les nouvelles orientations de la Société d’histoire de Saint-Romuald;
déterminer le montant de la cotisation annuelle;
adopter, modifier ou abroger les règlements de la Société d’histoire de Saint-Romuald;
élire les membres du conseil d'administration.
3.3 Assemblée générale annuelle
La Société d’histoire de Saint-Romuald doit convoquer au minimum une assemblée générale annuellement et ce, dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier se terminant le 31 août.
3.4 Assemblée générale spéciale
Lorsque les circonstances l'exigent, le président ou la présidente, ou le conseil d'administration peut convoquer une assemblée spéciale à l'endroit qu'il détermine.
Tout membre, par requête écrite à cet effet, appuyé par au moins vingt pour cent (20%) des membres et adressée au conseil d'administration, peut demander la tenue d'une assemblée générale spéciale; cette requête doit mentionner les motifs pour lesquels l'assemblée est convoquée.
Le président ou la présidente, ou en son absence, le vice-président ou la vice-présidente, le ou la secrétaire, le trésorier ou la trésorière, sur réception de cette requête doit convoquer la tenue d'une assemblée générale spéciale. À défaut, celle-ci pourra être convoquée par les signataires de la dite requête.
3.5 Avis de convocation
Un avis de convocation est transmis aux membres, avec la mention du lieu, de la date, de l'heure et de l'ordre du jour avant la date de l'assemblée.
3.6 Quorum
Le quorum est fixé dix pour cent (10%) du nombre des membres en règle.
Tout membre en règle a droit de vote.
Le président ou la présidente préside les assemblées des membres. En son absence, ou s'il ou elle le juge à propos, toute autre personne désignée par lui et acceptée par l'assemblée peut présider celle-ci.
En cas d'égalité des voix, le président ou la présidente, ou son représentant, a un vote prépondérant.
3.8 Procédure d’élection des administrateurs du conseil d’administration
Pour procéder à l’élection d’administrateurs du conseil d’administration,
CHAPITRE 4 - CONSEIL D'ADMINISTRATION
4.1 Éligibilité
Tout membre en règle est éligible comme membre du conseil d'administration à condition d’avoir été accepté par une résolution de l’assemblée générale et de ne pas recevoir un salaire de la Société d’histoire de Saint-Romuald ou d'un projet découlant de la responsabilité de la Société d’histoire de Saint-Romuald.
4.2 Composition du conseil d’administration
Le Conseil d’administration est composé de 13 membres : président(e), vice-président(e), secrétaire, trésorier(ère), registraire, responsable des archives et sept (7) administrateurs ou administratrices.
4.2.1 Détermination des postes
À la suite des élections lors de l’assemblée générale, une rencontre du nouveau CA est convoquée pour qu’entre eux les membres désignent la fonction de chacun des membres (président(e), vice-président(e), secrétaire, trésorier(ère), registraire, responsable des archives et sept (7) administrateurs ou administratrices.
4.3 Durée du mandat
Le mandat est d’une durée de trois (3) ans débutant lors d’une assemblée générale annuelle. Il est renouvelable.
Pour assurer la continuité dans son fonctionnement et pour mettre en marche cette procédure, le CA subdivisera avant l’assemblée générale de 2013 les 13 membres du CA en 3 groupes .
Le premier groupe sera composé de 5 membres qui auront chacun un mandat de 3 ans se terminant à l’assemblée générale annuelle de 2013, 2016, 2019…
Le deuxième groupe sera composé de 4 membres qui auront chacun un premier mandat de 4 ans se terminant à l’assemblée générale annuelle de 2014, puis de 3 ans se terminant à l’assemblée générale annuelle de 2017, 2020, 2023…
Et, finalement, le troisième groupe sera composé de 4 membres qui auront chacun un premier mandat de 5 ans se terminant à l’assemblée générale annuelle de 2015, puis de 3 ans se terminant à l’assemblée générale annuelle de 2018, 2021, 2024...
Lors de chaque assemblée générale annuelle une liste de tous les membres du CA sera déposée où sera indiquée la fin du mandat de chacun d’eux.
4.3.1 Démission
Après trois absences non motivées aux réunions du C.A., un membre est démis automatiquement de ses fonctions et est remplacé selon la procédure indiquée à 4.4.
4.4 Vacances
En cas de vacance au conseil d'administration, le C.A. désigne un remplaçant dont la candidature sera portée à la prochaine assemblée générale annuelle comme l’exige le point 3.8.
4.5 Réunions
Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais un minimum de six (6) réunions doivent être tenues annuellement.
4.6 Avis de convocation
L'avis de convocation de toute séance du conseil d'administration doit être donné au moins vingt-quatre (24) heures avant la séance.
4.7 Quorum
La majorité simple des administrateurs en exercice constitue le quorum pour les assemblées du conseil d'administration.
4.8 Vote
Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque administrateur ayant droit à un seul vote. En cas d'égalité, le président ou la présidente a droit à un vote prépondérant.
4.9 Comités et affiliations
Le conseil d'administration peut former, sur résolution, tous les comités nécessaires au bon fonctionnement de la Société d’histoire de Saint- Romuald. Il peut également affilier la Société d’histoire de Saint-Romuald à un autre organisme poursuivant les mêmes buts.
4.10 Expulsion
L'assemblée générale, par un vote majoritaire de non confiance, peut, si elle le juge à propos, expulser un administrateur.
CHAPITRE 5 - OFFICIERS
5.1 Présidence
Le président ou la présidente est le représentant officiel de la Société d’histoire de Saint-Romuald et de son conseil d'administration. Il ou elle préside toutes les séances du conseil d'administration et les assemblées générales annuelles ou spéciales des membres. Il ou elle voit au bon fonctionnement de la Société d’histoire de Saint-Romuald et, à ce titre, est membre d'office de tous les comités formés par le conseil et assiste, s'il ou elle le désire, à leurs réunions. Le président ou la présidente est l’un ou l’une des signataires désigné(e)s de tous les documents officiels de la Société d’histoire de Saint-Romuald (voir 6.2).
5.2 Vice-présidence
Le vice-président ou la vice-présidente seconde le président ou la présidente dans ses fonctions. En cas d'absence ou de démission du président ou de la présidente, le vice-président ou la vice-présidente le ou la remplace avec les mêmes fonctions jusqu'à l'élection d'un nouveau président ou d'une nouvelle présidente.
5.3 Secrétariat
Le ou la secrétaire rédige les procès-verbaux et les ordres du jour, ceux-ci conjointement avec le président ou la présidente, des assemblées des membres et des séances du conseil d'administration. Il ou elle expédie la correspondance de la Société d’histoire et les avis de convocation.
5.4 Trésorerie
Le trésorier ou la trésorière reçoit toutes les sommes dues et les dons. Il ou elle fait tous les paiements autorisés. Il ou elle fournit sur demande, au conseil d'administration, un rapport régulier de l'état des finances. Conformément à la politique de reconnaissance des organismes de la ville de Lévis, Il ou elle rédige le rapport financier annuel de la Société d’histoire de Saint-Romuald. Il ou elle est l’un ou l’une des signataires désigné(e)s de tous les documents officiels de la Société d’histoire de Saint-Romuald (voir 6.2).
5.5 Archives
Le ou la responsable des archives est le ou la préposé(e) à la conservation des acquisitions, des donations, des fonds et de tout autre effet de la Société d’histoire de Saint-Romuald. Il ou elle a la garde du sceau ou étampe des archives de la Société d’histoire de Saint-Romuald.
5.6 Registrariat
Le ou la registraire émet les cartes de membres. Il ou elle tient à jour la liste des membres et leur adresse respective. Il ou elle est responsable de la transmission des communiqués aux membres. Il ou elle est l’un ou l’une des signataires désigné(e)s de tous les documents officiels de la Société d’histoire de Saint-Romuald (voir 6.2).
CHAPITRE 6- DISPOSITIONS FINANCIÈRES
6.1 Exercice financier
L'exercice financier de la Société d’histoire de Saint-Romuald se termine le 31 août de chaque année.
6.2 Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres documents bancaires sont signés conjointement par le trésorier ou la trésorière et par le président ou la présidente, ou une autre personne désignée par le conseil d'administration. Tout chèque payable à la Société d’histoire de Saint-Romuald doit être déposé au compte bancaire de la Société d’histoire de Saint-Romuald.
6.3 Contrats et documents
Les contrats et tout document qui engagent juridiquement la Société d’histoire de Saint-Romuald sont d'abord soumis et approuvés par le conseil d'administration. La résolution relative à chaque approbation désigne les administrateurs qui sont habilités à signer.
CHAPITRE 7 - DISPOSITIONS FINALES
7.1 Modifications
Toute modification aux présents règlements doit être adoptée par le conseil d’administration et doit être soumise pour adoption aux membres présents de l’assemblée générale. Pour être en vigueur, une modification doit être ratifiée par les deux tiers des membres présents de l’assemblée générale.
7.2 Dissolution
Au moment de la dissolution de la corporation, le conseil d'administration prévoira et disposera de tous les biens de la Société d’histoire de Saint-Romuald. Après paiement des dettes, les biens restants seront transmis à une autre société culturelle, reconnue sans but lucratif, poursuivant des objectifs similaires. La priorité sera donnée aux organismes de la ville de Lévis.
7.3 Entrée en vigueur
Les présents règlements entrent en vigueur 24 octobre 2010 et annulent toutes les versions antérieures.
Mis à jour le 24 octobre 2010